Hace poco hablába
mos de la escalofriante cifra que supone la morosidad en España (unos 37.000 millones de euros al año) y el preocupante efecto sobre la riqueza nacional y el empleo.
Hoy vamos a ver si podemos hacer algo para reducir el impacto de la morosidad en nuestra empresa.
Lo primero es saber que en todo el proceso de venta, entrega, facturación y cobro al cliente, en la mayoría de los casos (más del 75 %) de impagos se alega problemas de entrega como causa de reclamación de la factura y demora en su pago. El alegar problemas de calidad, de diferencias en el número de unidades entregadas, de lugar o documentación de entrega, o incluso de diferencias de precios suelen ser causas (sean reales o no) utilizadas frecuentemente como causa para impagar la factura a su vencimiento. Un buen sistema de calidad y control de la entrega nos evitará muchos problemas.
Además de ese control podemos aplicar algunas medidas que nos ayuden a reducir los problemas de cobrabilidad de nuestras facturas:
1. Realizar previsiones de tesorería. Saber lo que tenemos que cobrar cada día nos permitirá iniciar los procesos de reclamación tan pronto como se produzca el impago. Y en el proceso de reclamación, la inmediatez en el inicio de acciones es crucial para obtener buenos resultados.
2. Hacer llamadas de recordatorio de los vencimientos. Aunque parezca redundante no está de más el avisar antes del vencimiento a los clientes de que en breve deben atender al pago de nuestras facturas.
3. Controlar diariamente la tesorería: saldos y movimientos. Si no sabemos diariamente el saldo de nuestras cuentas nos podemos encontrar con desagradables sorpresas de saldos descubiertos o insuficientes para atender a nuestros compromisos de pago.
Una revisión diaria de los movimientos de cobros, y su cotejo con las previsiones de tesorería, es fundamental para tener el control de los posibles impagos, y el rápido inicio de acciones reclamatorias.
Desgraciadamente, muchas empresas no realizan esta tarea tan fundamental ya que la recopilación de la información bancaria diaria si se realiza a mano es una tarea ardua, lenta y que nos facilita la información de forma tardía. Una herramienta como el Integrador Bancario de Tesoralia, que automatiza la obtención de la información bancaria a primera hora de la mañana nos permitirá realizar eficientemente este control.
4. En caso de impago realizar reclamación inmediata. Tener establecido un protocolo de reclamación con diferentes niveles de presión en función del tiempo transcurrido desde el vencimiento es muy útil. Aunque no debemos olvidar las circunstancias personales del cliente que se ha retrasado en los pagos: no es lo mismo un cliente pequeño y nuevo, que uno que sea de los grandes de la empresa y que ha tenido un historial impecable de pagos con nosotros. Deberemos modular la presión a realizar en función de esas circunstancias personales.
5. Registrar el histórico de demoras e impagos, y actuar con los clientes en consecuencia. Si tenemos un moroso recalcitrante en nuestra cartera, ¡deberemos saberlo para actuar en consecuencia! En muchas empresas se actúa de memoria o sin la firmeza necesaria, con lo que los morosos profesionales actúan a sus anchas.
6. Repercutir los gastos de devolución, reclamación e intereses al moroso. Tiene que estar contemplado en contrato que se le repercutirán. Y el moroso, que protestará por tener que hacerse cargo de esos gastos, debe asumirlo para evitar que se creen malos precedentes.
¡OJO!: Los costes de devolución de letras, pagarés y recibos pueden llegar al 6% del importe devuelto.
7. Controlar periódicamente los periodos medios de cobro. Un cuadro mensual de Aging de clientes (desglose de la deuda vencida por antigüedad) ayuda mucho. Debemos establecernos objetivos de mejora del periodo medio de cobro, y hacer seguimiento del cumplimiento de los objetivos.
No hay que olvidar la importancia del periodo medio de cobro: en una empresa que facture 12 millones de € al año, una reducción del periodo de cobro de 10 días supone reducir su endeudamiento medio en 333.000 €, y sus costes financieros en 20.000 € al año. Pocas medidas de gestión tienen un impacto tan importante sobre el resultado de la empresa.
