Una de las labores obligatorias de los departamentos de contabilidad y tesorería de las empresas es realizar la conciliación bancaria periódicamente.
La conciliación bancaria es un proceso por el cual se busca la correspondencia( o se “casan”) entre los movimientos que se han producido en las cuentas bancarias de la empresa y los apuntes contables que se han registrado en el programa de contabilidad o ERP.
El objetivo es claro: que la contabilidad refleje exactamente los movimientos económicos de la empresa, y mediante la conciliación bancaria se buscan operaciones que no están correctamente tratadas en la contabilidad:
- Cargos bancarios que no se han contabilizado ( liquidaciones de gastos bancarios, por ejemplo)
- Gastos contables no cargados por el banco, o que están en curso (cheques emitidos contabilizados como pagos que no han sido aún cargados por el banco)
- Abonos bancarios no contabilizados (cobros abonados en la cuenta bancaria que están pendientes de contabilizar)
- Ingresos contables no abonados por el banco (como avisos de cobro por transferencia contabilizados y no abonados aún en la cuenta bancaria)
La conciliación bancaria tiene consecuencias imprescindibles en el proceso contable y de gestión de la tesorería de la empresa:
- Una previsión de tesorería no puede ser correcta sin tener en cuenta las partidas de conciliación bancaria. Por ejemplo, si hemos emitido un cheque que aún no ha sido cargado, pero cuyo pago ha sido contabilizado no podemos olvidar el próximo cargo en cuenta del cheque en la previsión de tesorería o incurriremos en un error al no estar incluido su cargo en el saldo inicial (contable) de la previsión.
- Los saldos bancarios de final de año no se pueden validar por los auditores sin recurrir a las conciliaciones bancarias. El saldo que muestra el banco al cierre del ejercicio no tiene porqué coincidir con el que muestra la contabilidad, dado que pueden existir operaciones en curso que aparecerán en la conciliación bancaria.
Pues vista la obligatoria necesidad de realizar las conciliaciones bancarias en la empresa para poder tener el adecuado control de los saldos contables y tesoreros de las cuentas bancarias, veamos cómo podemos proceder a realizar este proceso.
El método clásico era mediante la conciliación manual. Tomando el listado de movimientos contables de una cuenta bancaria para un periodo determinado, se puntea uno a uno con los movimientos bancarios de dicha cuenta.
De ese punteo de movimientos, pueden resultar en los siguientes estados:
- Movimientos conciliados. Cuando coincide el importe, fecha y concepto del movimiento contable y bancario.
- Cargos bancarios no abonados en contabilidad.
- Abonos bancarios no cargados en contabilidad
- Cargos contables no abonados en banco
- Abonos contables no cargados en banco.
Aquellos movimientos que por su naturaleza y fecha correspondan ser ajustados en contabilidad, se deben contabilizar para presentar el saldo real de la cuenta bancaria.( Por ejemplo, cargos bancarios por intereses o gastos devengados no contabilizados).
Obvia decir que este proceso es largo, tedioso y susceptible de errores cuanto mayor es el volumen de movimientos de la cuenta en conciliación.
Los programas contables, ERP´S y programas de gestión de tesorería incluyen funcionalidades de conciliación automática de las cuentas bancarias, evitando el tedioso proceso manual descrito.
El proceso de conciliación bancaria automático se basa en la búsqueda de coincidencia de ciertos campos del movimiento bancario y del movimiento contable. Normalmente se busca la coincidencia del importe, fecha de la operación, signo de la operación y en algunos casos del concepto. La mayoría de los programas de conciliación permiten tolerancias, es decir pequeñas diferencias en el importe o fechas, dado que en ocasiones el banco contabiliza operaciones por el neto de costes, mientras que en contabilidad se contabilizan separadamente y viceversa.
También suelen permitir la conciliación por lotes, ya que en ocasiones hay operaciones que se contabilizan una a una y se cargan o abonan en el banco en bloque, como pueden ser las remesas de pagos o cobros.
La conciliación automática se realiza a partir de la información de los movimientos contables de las cuentas bancarias residente en el programa contable o ERP y de la información de los movimientos bancarios que se puede obtener:
– Manualmente copiando los movimientos bancarios desde las bancas electrónicas.
– Generando ficheros unitarios de movimientos en las bancas electrónicas en formato Excel o Norma 43 y descargándolos en local. Algunas entidades requieren varios requisitos para obtener estos ficheros:
* Dar de alta el servicio de generación de ficheros.
* Pago por fichero generado.
* Limitaciones en plazos de rango de movimientos (no más de tres meses de movimientos, o movimientos más antiguos de seis meses, etc).
* Demora en la generación del fichero. En algunos casos hasta 24 horas de espera en obtener el fichero. Y a las 24 horas tener que ir a buscarlo al buzón de correspondencia de la banca electrónica.
Una vez obtenido el fichero de movimientos hay que proceder a realizar la descarga del fichero a nuestro servidor y cargarlo en el programa de contabilidad.
– Dando de alta el servicio recurrente de generación de ficheros de movimientos bancarios. Este proceso nos generará los ficheros de movimientos en el formato que solicitemos (normalmente N43) con la periodicidad que solicitemos (normalmente diaria) y nos los depositará en un repositorio de la propia banca electrónica.
Tendremos las mismas limitaciones que en la descarga de fichero individuales, además de que una vez obtenido el fichero de movimientos hay que proceder a realizar la descarga del fichero a nuestro servidor y cargarlo en el programa de contabilidad de forma manual.
-A través del servicio de un Agregador bancario como Tesoralia.
TESORALIA es un Agregador Bancario autorizado por el Banco de España, que automatiza todas las funciones de obtención, descarga, organización y agregación de la información de todas las cuentas bancarias.
Diariamente obtiene la información de todos los bancos para poder generar y descargar los ficheros Norma 43 o Excel de movimientos bancarios.
La gran ventaja de un Agregador bancario es que una vez parametrizada el alta de generación de ficheros en la banca electrónica, todo se realiza automáticamente a partir de ese momento.
Nosotros elegimos el formato, periodicidad y destino de los ficheros de movimientos para recibirlos de forma automática sin tener que realizar conexión a la banca ni ninguna intervención. El volcado al programa contable o ERP se puede realizar por dos caminos:
- Mediante conexión a la API de Tesoralia.
- Mediante depósito en un FTP securizado de los ficheros de movimientos.
Además de los ahorros de tiempo y costes que supone la automatización de esta tarea, nos reduce la posibilidad de errores que tenía la realización manual de todo el procedimiento.
Jorge Santos
www.tesoralia.com
