Hay muchas maneras de mejorar nuestro periodo medio de cobro, pero para que te hagas una idea de la importancia del concepto, te diré que una empresa que factura 10 millones de euros por reducir su periodo medio de cobro en 7 días ¡mejora en el resultado en unos 13.000 € anuales!, ya que le supone disminuir la financiación de su circulante en casi 192.000 €.
El cobro es el último de los cuatro pasos que se desarrollan de manera encadenada, y una reducción en cualquiera de estos pasos tiene impacto en la cuenta de resultados:
1.- Venta.
El tiempo entre que la venta ha sido aceptada por el cliente y el momento de la entrega final del bien o el servicio determina tanto los recursos invertidos en loa almacenes como el inicio del proceso de facturación, y por lo tanto el coste financiero implícito.
Un proceso de entrega puntual y sin incidencias es necesario para tener a su vez una facturación sin incidencias y un cobro puntual.
2.- Facturación.
¿La mercancía que entregaste a tu cliente el día 2 la estás facturando el día 31 del mes?
Pues le estás regalando 29 días de cobro a tu cliente. El periodo de pago no empieza a contar hasta la fecha de factura o de la recepción de la misma por el cliente.
Las claves para mejorar el periodo de facturación son:
– Factura en la fecha más próxima a la entrega de tus bienes o servicios, aunque suponga facturar más de una vez al mes.
– Envía la factura por el método más rápido de llegada a tu cliente. Si tienes factura electrónica, mejor.
¡Ojo! Muchos clientes consideran que el periodo de pago empieza con la recepción de la factura, no con la fecha de factura.
– El plazo de cobro debe estar indicado en la factura, y ser concordante con lo firmado con el cliente. Según la vigente ley de morosidad, los cobros deberían producirse en 60 días a clientes particulares y 30 días a las Administraciones Públicas. Pero en España….
3.- Cobro.
Procura que la gestión de cobro no recaiga en la iniciativa del cliente. Primero, a los días de vencimiento de la factura te sumará el que tiene “una fecha fija de pago”, que te añade de media otros quince días.
Intenta acordar por contrato que cobrarás por medios que tú controlas: recibo domiciliado, letra o pagaré aceptado, factoring etc. Así eres tú el que ejecutas el cobro en la fecha debida.
Si la iniciativa del pago corresponde al cliente, es muy útil establecer un aviso al cliente del vencimiento del pago, por si acaso…
Por supuesto, si en la fecha de vencimiento no ha pagado el cliente, la reclamación debe ser INMEDIATA. Tener un procedimiento de reclamación estandarizado ayuda bastante. Por ejemplo:
• Llamada telefónica de reclamación en la fecha de vencimiento hubo impago.
• Carta cordial de reclamación al cabo de una semana.
• Carta del abogado de la empresa a los quince días.
• Burofax de reclamación al mes, con inicio de acciones monitorias.
Siempre que este proceso no queme tu relación con aquel cliente que supone el 70% de tus ingresos…
4.- Ingreso.
Desde la fecha de cobro hasta la fecha de ingreso en el banco y abono en valor del cobro.
¡Que no se quede el cheque del cliente en la bandeja del departamento de Administración esperando un par de semanas a ser llevado para su ingreso en el banco!
